GESTIONNAIRE DE SITES

  • Organisme de bienfaisance
  • Montréal

LES YMCA DU QUÉBEC

SOMMAIRE DU POSTE :

Sous l’autorité de la direction des opérations du territoire, la personne titulaire du poste planifie, dirige, organise et contrôle l’ensemble des activités et des opérations des sites en vue de s’assurer de la santé financière des sites, de l’excellence de la qualité de service et de l’impact social souhaité. Elle est responsable d’assurer le respect des clauses des ententes qui supportent et financent l’offre de services reliées aux sites. Elle reste à l’affût des potentiels opportunités d’affaires et s’assure de les communiquer à son supérieur immédiat pour fin de discussion.  Elle s’assure de bâtir, développer, entretenir et maintenir des relations et des partenariats harmonieux avec le milieu et avec l’ensemble des intervenants de la communauté ainsi qu’avec les arrondissements présentes auprès de ces sites.

 

Elle s’assure de la saine et de la bonne gestion des opérations financières, administratives et ressources humaines au sein des sites selon les politiques, normes et procédures applicables aux YMCA du Québec. Elle veille en tout temps à l’excellence du service à la clientèle selon les normes et pratiques en vigueur au YMCA. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des intervenants internes et les partenaires externes en vue d’optimiser et de maximiser la prestation du service offert. Elle doit mettre en place les mesures et suivis nécessaires pour l’atteinte des objectifs et des différents indicateurs de performance.

 

Elle s’assure de collaborer étroitement avec les experts de contenu de l’équipe du DAP (direction du développement des affaires et des partenariats) et de mettre en place les mécanismes nécessaires afin d’opérationnaliser et livrer tous les services prévus sur ses sites. Pour ce faire, elle s’assure que le rôle d’expert conseil et d’autorité fonctionnelle transversale du DAP quant au contenu des programmes et aux mécanismes d’intervention soit respecté par ses équipes en tout temps. Elle doit garder une communication ouverte avec les différents experts du DAP pour soulever les besoins émergents à l’égard à la programmation ou en lien avec les problématiques liées au contenu dans la livraison du service afin que le DAP puisse soutenir les équipes dans une livraison de service de qualité.

 

Elle voit à bâtir une solide équipe, composée d’employés temps partiel et temps complet ainsi que de bénévoles.  Elle voit à les développer, à les gérer et à coacher une équipe de travail performante et bienveillante.   À ce titre, elle doit prendre les dispositions nécessaires en vue d’atteindre les résultats optimaux reliés aux objectifs d’affaires, de développement des sites, du développement de talent et de l’impact social du YMCA dans la communauté. Elle s’assure que l’ensemble du personnel développe des liens avec les participants et que le milieu leur procure des opportunités de s’impliquer bénévolement.

 

Elle s’assure que l’ensemble de la programmation des sites réponde aux besoins de la communauté et qu’elle soit complémentaire avec l’offre de service existante dans le milieu. Elle s’assure de la planification et la mise en œuvre de la campagne annuelle de financement des sites auprès du personnel, des bénévoles, de la clientèle et des différents acteurs externes, et ce en collaboration avec l’équipe de la Fondation des YMCA du Québec. Elle voit à la mise sur pied et au bon fonctionnement des activités du conseil consultatif local pour chaque regroupement des sites afin de rester connecté avec le milieu. Elle en fera rapport à son supérieur immédiat régulièrement.

 

Le.la gestionnaire de sites peut être appelé.e à intervenir à l’extérieur des heures normales de travail étant donné que l’ouverture de certains des sites sont ouverts 7 jours sur 7.  Selon les situations, il.elle pourrait être également appelé.e à se déplacer s’il y a urgence d’agir. Le poste exige également des déplacements fréquents étant donné l’aspect multisites. Le.la titulaire devrait assurer une vigie présentielle de ces sites quotidienne et ainsi équilibrer son horaire en fonction des besoins des sites.

 

RESPONSABILITÉS :

Répondre aux besoins du milieu par les services du Y

  • Demeurer à l’affût des besoins de la communauté et informer son supérieur immédiat des différentes opportunités d’affaires.
  • Prendre les mesures nécessaires afin de rayonner dans son milieu et dans le réseau local. Voit au maintien et à l’entretien des différents partenariats avec les acteurs clés locaux et intervenants externes issus des différents milieux communautaires et municipaux.
  • Agir comme ambassadeur de la pertinence et de la qualité de son offre de service auprès de sa communauté.
  • S’assurer de mettre en évidence la visibilité du centre, les intentions de l’organisation vers le milieu et d’exercer un leadership auprès de toutes ces parties prenantes locales afin de les connaître, les écouter et saisir les besoins.
  • Maintenir un lien très étroit avec les représentants de son ou ses arrondissements afin d’assurer le respect des clauses des ententes de partenariat et de contribuer informer des résultats concrets de son offre de service.
  • À la demande de son supérieur immédiat, il peut être appeler à participer à l’élaboration de différentes stratégies et scénarios possibles en matière de développement.
  • Voir à la création, au développement et au maintien des relations harmonieuses et durables avec les différents partenaires locaux ainsi qu’avec les acteurs du milieu.
  • Voir à fournir des données et autres informations requises par la DAP afin de rendre compte de nos ententes.

 

Gestion de l’ensemble des opérations des sites

  • En étroite collaboration avec l’équipe des installations matérielles et gestion immobilière, le gestionnaire des sites veille à la gestion et de l’entretien de l’infrastructure et des aménagements des sites.
  • Identifier les projections budgétaires des sites en lien avec les orientations stratégiques des YMCA et de son supérieur immédiat.
  • Collaborer avec son supérieur immédiat aux activités reliées à l’élaboration et à la planification du processus budgétaire pour l’ensemble des secteurs d’activités des sites.
  • Assurer la vérification, le suivi et le contrôle budgétaire des opérations des sites, effectue le contrôle et les suivis nécessaires.
  • Gérer les achats d’équipements, de matériels et autres pour les sites à l’intérieur des paramètres établis, assure le contrôle et autorise les dépenses.
  • Veiller à la saine gestion rigoureuse des activités opérationnelles, financières et administratives reliées aux opérations des sites selon les normes requises.
  • S’assurer du respect et de l’application conformément aux politiques et procédures associatives reliées aux opérations liées au traitement de la paie, gestion des contrats, gestion des dossiers des employés, des départs, abonnements des bénévoles, etc. S’assurer que les informations et les documents afférents sont dûment complétés, entreposés et archivés.
  • Prendre les actions et les moyens nécessaires en vue de bien connaître toute la clientèle et les intervenants de la communauté.
  • Se tenir à l’affût des besoins des clients, de la communauté environnante et de la clientèle potentielle.
  • Effectuer les analyses des différents rapports de gestion (budgétaire, financier, opérations), effectue les recherches d’informations, dégage les tendances, élaborer les plans d’action nécessaires, apporter les suivis et correctifs requis alignés avec les processus associatifs.
  • En collaboration avec différents contributeurs internes dont le DAP, voir à l’élaboration et à la mise en place des plans d’action en vue de positionner les sites dans sa communauté et son environnement, de vendre les services offerts, promouvoir et mousser les ventes auprès de la clientèle actuelle et potentielle.
  • Voir à l’encadrement et à la mise en application des standards de la qualité reliés à l’expérience client, participants, employés et bénévoles et aux opérations des sites en conformité avec les orientations associatives.
  • S’assurer de la qualité de la prestation de l’ensemble des services offerts au sein des sites.
  • Voir au respect, à la mise en place et au contrôle du plan des mesures d’urgence pour le centre en collaboration avec le directeur des installations de l’Association.
  • S’assurer de l’application du plan en conformité avec les normes règlementaires et apporter les correctifs nécessaires.
  • Assurer la prise en charge et la communication des résultats auprès du personnel quant aux résultats découlant des différents sondages de satisfaction.
  • Déléguer et coordonner la mise en place, le contrôle et le suivi des plans d’action auprès de chaque secteur d’activités du site.
  • Assurer la cueillette, la consolidation et la distribution de l’ensemble des plaintes, commentaires et suggestions en provenance de la clientèle auprès des intervenants concernés.
  • Voir au contrôle, au traitement et au suivi du règlement des cas par chacun des secteurs concernés.

 

Gestion des ressources humaines et de l’équipe de bénévoles des sites

  • Voir à bâtir et à développer une équipe de travail qui représentent et incarnent les valeurs des YMCA. Cette équipe devra livrer les services en lien avec les objectifs stratégiques de l’organisation et les objectifs des sites.
  • Diriger, gérer, encadrer, former, coacher et superviser l’ensemble des cadres sous son autorité.
  • Voir à l’embauche, l’intégration, l’accueil et la formation des nouveaux employés et bénévoles des sites.
  • Gérer les cas problématiques, apporte le soutien nécessaire, met en place les moyens et les plans d’action et effectue les suivis nécessaires requis et prendre les mesures appropriées (ex. sanctions, réprimandes, suspensions et/ou congédiements).
  • Planifier, diriger, animer et organiser les rencontres d’équipe.
  • Réaliser les rencontres individuelles avec les employés et bénévoles sous sa supervision.
  • Voir à l’identification et à la formulation des objectifs annuels d’équipe et individuels pour les employés des sites. Réaliser et participer à l’exercice relié à l’appréciation du rendement et encadre le développement professionnel de chaque cadre sous sa responsabilité.
  • Réaliser l’évaluation annuelle des employés qu’elle supervise en collaboration avec la direction des opérations des territoires.
  • Assurer la motivation et le team building de l’équipe (employés et bénévoles) de ses sites
  • Identifier les besoins et opportunités de formation de l’équipe et mettre en place un programme de développement professionnel. S’assurer que le plan de développement prend en compte les orientations du DAP.
  • S’assurer du bon fonctionnement logistique des opérations entre les différents secteurs d’activités du centre (ex. évènements, horaires, etc.).
  • Assumer le recrutement des bénévoles pour siéger au Conseil local consultatif et/ou pour la campagne annuelle de financement des sites.
  • Assurer un lien étroit avec les bénévoles et s’assurer de les mobiliser, les motiver et les fidéliser.
  • Voir à la mise sur pied et au bon fonctionnement des activités du Conseil consultatif local au sein des sites. Organiser, en collaboration avec le président, les réunions du Conseil consultatif local des sites, voir à la préparation des ordres du jour et à la rédaction de compte-rendu, assurer les différents suivis et diriger les sous-comités de travail s’il y a lieu. Faire rapport de l’état d’avancement du comité à son supérieur immédiat.
  • Voir à la planification et à l’organisation des activités de reconnaissance des employés et des bénévoles.

 

Gestion de l’offre de service reliée à la programmation des sites

  • Vérifier, analyser et effectuer le contrôle des états financiers mensuels. Effectuer le suivi requis et fournit aux responsables des programmes les informations nécessaires à la bonne gestion de leurs programmes et offres respectives.
  • Fournir les informations nécessaires pour l’identification des écarts de leurs budgets en leur fournissant de l’aide dans la recherche d’information, les justifications, et la formulation de recommandations et /ou plans d’action axés sur les résultats visés.
  • Proposer à son supérieur immédiat et au DAP des recommandations suite aux différentes analyses reliées à la programmation dans le but de modifier et/ou d’adapter les programmes en fonction des besoins spécifiques de la clientèle.
  • S’assurer que l’ensemble de la programmation des sites réponde aux besoins de la clientèle en fonction du plan stratégique et des orientations données par le DAP. S’assurer que les analyses requises et les constats découlant des commentaires des abonnés et participants, des résultats de sondages et de d’autres sources d’information sont effectués par le personnel sous sa supervision. Recueillir l’ensemble de l’information pertinente, dégager les constats, voir à l’identification des priorités, proposer et/ou approuver les plans d’action ainsi que les budgets afférents.
  • Identifier de nouvelles sources de financement locales pour les programmes existants et pour de nouveaux programmes et le partager à l’équipe du DAP qui en assumera le suivi et sa concrétisation.
  • S’assurer que les gestionnaires évaluent l’ensemble des programmes existants à partir de différents outils d’évaluation mise en place fournir les données et compléter les différents rapports, études et autres exigés par les bailleurs de fonds.
  • Proposer et recommander les orientations et les plans d’action en vue de maximiser et d’optimiser la prestation des services offerts ainsi que l’utilisation efficiente et performante de toutes ces ressources et ces moyens.

 

Campagne annuelle de financement des sites

  • Planifier, diriger, encadrer et coordonner la campagne annuelle de financement du centre et ce, en collaboration et avec le support de l’équipe de la Fondation des YMCA du Québec.
  • En collaboration avec son supérieur, voir à l’identification et à l’établissement des objectifs à atteindre à partir des orientations associatives.
  • Voir à la priorisation des besoins avec les coordonnateurs des sites dans le cadre des objectifs de la campagne annuelle de financement.
  • Voir à présenter et expliquer les objectifs et les résultats visés reliés à la campagne annuelle de financement auprès de son équipe de gestion, des employés, des bénévoles, acteurs clés et autres intervenants stratégiques du milieu.
  • Travailler en partenariat avec les différents intervenants de la communauté pour l’organisation des évènements spéciaux reliés à la campagne de financement et de recueillir les fonds.
  • Voir à l’identification, la sollicitation, au recrutement et à la formation des personnes pouvant participer aux différents évènements reliés à la campagne de financement.
  • S’assurer de l’implication de l’ensemble de l’équipe de gestion des sites, du personnel et des bénévoles afin d’effectuer la promotion de la campagne et recueillir des fonds.
  • Assister aux différentes rencontres, réunions, comités et autres requis dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.

 

Activités de représentation dans le milieu

  • Développer une stratégie de représentation YMCA dans le milieu en collaboration avec son supérieur immédiat et les experts du DAP.
  • Assister et participer aux tables de concertation et autres comités existants locaux et déterminer nos priorités en matière de représentation et stratégies de positionnement.

 

QUALIFICATIONS :

  • Baccalauréat en administration, éducation physique, ou l’équivalent;
  • Diplôme de 2e cycle en administration ou l’équivalent (considéré comme un atout);
  • Minimum de huit (8) années d’expérience en gestion de sites et gestion d’équipes multidisciplinaires, de bénévoles;
  • Minimum de 10 années en gestion de programmes dans un environnement similaire ou connexe jumelées à des réalisations significatives;
  • Une expérience dans un milieu communautaire est fortement recommandée;
  • Excellente connaissance en gestion des ressources humaines et en administration des affaires;
  • Expérience dans la représentation (municipale, milieu et loisirs, communautaire);
  • Excellente connaissance des normes, politiques/procédures opérationnelles d’un organisme de bienfaisance;
  • Très bonne connaissance du secteur à but non lucratif et milieu communautaire;
  • Très bonne connaissance des lois et règlements assujettis à la gestion d’opérations échelonnés sur une horaire de 7 jours avec des horaires jour et soirs;
  • Très bonne connaissance des notions budgétaire, communications et de gestion des ressources humaines;
  • Très bonne connaissance de l’informatique (environnement Windows, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, internet, logiciel ACTIVE un atout);
  • Capacité de développer des plans annuels et sectoriels;
  • Capacité d’élaborer, de mettre en place et de contrôler l’ensemble des activités reliées au processus budgétaire de ses sites.

 

COMPÉTENCES :

  • Possède le sens des affaires/Habileté d’entrepreneuriat;
  • Avoir un leadership fort et inspirant;
  • Gestion axée sur les relations interpersonnelles;
  • Gestion axée sur le service à la clientèle et la bienveillance;
  • Habileté à développer, entretenir et maintenir des relations durables avec les intervenants internes et externes, habiletés de représentation et relations externes;
  • Capacité de bâtir, de gérer, de former et de coacher des équipes de travail multidisciplinaires;
  • Gestion orientée sur la qualité, des objectifs et des résultats;
  • Tolérance à l’ambigüité;
  • Capacité de travailler sous pression;
  • Capacité de jugement et de prise de décision;
  • Excellentes habiletés en matière de communication;
  • Disponibilité et accessibilité;
  • Bilinguisme (oral/écrit : français, anglais).

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV par courriel à l’adresse suivante : hng-wan@groupemillesime.com

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